Hazánkban is egyre inkább nyilvánosságot kap a környezettudatosság, sőt ma már egész iparágak épülnek rá. Kutatások, fejlesztések és komplett irodaprogramok igyekeznek minél szélesebb körben terjeszteni a zöld hozzáállás előnyeit.

Az idén immáron 12. alkalommal megszervezett Ablakon Bedobott Pénz program keretein belül hét vállalat és két intézmény mutatta be környezetpolitikai fejlesztéseit. A szakmai zsűri a kiemelkedő teljesítményeket pedig a KÖVET Egyesület Környezeti Megtakarítási Díjával jutalmazta.

A téma fontosságán és egyre nagyobb aktualitásán kapva, mi is bemutatunk néhány hazai jó példát, köztük olyan ötleteket, amelyeket bárki akár azonnal alkalmazhat részben vagy egészben.

A könyveléssel kezdjük, hiszen nincs olyan cég, amelyet ez ne érintene.

Knirsch Olivér, az Opticont könyvelő iroda tulajdonosa olyan könyvelő és adótanácsadó, aki tudatosan környezetbarát módon működteti cégét. Arra voltunk kíváncsiak, hogy miért jó ez, miért éri meg neki?

A gyermekeim az óvodában szelektíven gyűjtik a hulladékot, így nekem felnőttként és szülőként felelősségem, hogy ne neveljem őket kettős erkölcsre. És persze kínos lenne magyarázkodnom a kicsiknek, hogy miért nem tesszük meg azt a kis erőfeszítést, amit ha mindenki megtenne, máris fenntarthatóbban működne a világ.

„A könyvelésről mindenkinek az jut eszébe, hogy egy irodában ül pár ember, és rengeteg a papírhalom.”

A könyvelésről mindenkinek az jut eszébe, hogy egy irodában ül pár ember, és rengeteg a papírhalom. Ez évszázadokig így is volt, de a 90-es évek elején az irodatechnikában történt egy nagy robbanás, a 2000-es évek közepétől pedig bejöttek a felhő alapú szolgáltatások. 2010-ben már létre lehetett hozni egy szinte papírmentes irodát.

„A papírmentességnek az egyik nagy előnye, hogy viszonylag kevés őserdőt kell kivágni miatta…”

A papírmentességnek az egyik nagy előnye, hogy viszonylag kevés őserdőt kell kivágni miatta – ez a zöld része – a gazdasági oldal még egyszerűbb és kézzelfoghatóbb: minél kevesebb papírt veszek, minél kevesebbet fénymásolok vagy nyomtatok, annál több költséget takarítok meg.

Ha sok papírral dolgozom, sokat is kell raktároznom. Kiszámolható tehát, hogy éves szinten hány Euro bérleti díjat költenék arra, hogy a papírokat tároljam. Ez nagyon sokba fájhat. Egy m² ára ma kb. 10-13 EUR havonta. Ezért az összegért fél évre tudok bérelni 1-2 GB tárhelyet. Nekem is olcsóbb, az ügyfélnek is, könnyebb használni és gyorsabb. De van még más is! Amíg a 80-as években a könyvelők 180-200 cm-es asztaloknál dolgoztak, amelyeken hegyekben állt az irat, ma egy 120 cm-es asztalnál elfér egy munkatársam. Fajlagosan tehát ezzel is irodabérleti díjat takarítok meg, a kollégáknak pedig rend van az asztalán, nem stresszelik őket a tornyosuló iratok.

„…az érzelmi környezetszennyezést is mérsékeltem ezzel.”

Tehát az érzelmi környezetszennyezést is mérsékeltem ezzel. Ennyit arról, hogy nekem miért jó. De mindez mit sem érne, ha az ügyfeleim nem lennének ebben partnerek, tehát ha ők nem éreznék a „zöld könyvelés” előnyeit.

Az ügyfelemnek ott éri meg, hogy az adatok digitális átadása neki időmegtakarítás, ami szerintem az egyik legnagyobb érték egy ember életében. És természetesen nála is csökken a nyomtatási és adminisztrációs költség, hisz amit e-mailben küldünk át, az mind archiválódik és visszakereshető. Nem kell jegyzőkönyveket írni, emlékeztető feljegyzéseket készíteni, ezeket nem kell lefűzni, ami szintén időt venne igénybe.

Ha kilépünk az iroda falai közül, és a teljes munkafolyamatot nézzük, tovább hizlalhatjuk virtuális malacperselyünket.

Munkánk során ugyanis havonta be kell, hogy kérjük az anyagokat, magyarul számlákat, hogy ezeket feldolgozzuk, könyveljük, kiszámoljuk a fizetendő adókat, áfát stb. Korábban vagy az ügyfeleim jöttek el hozzám, vagy én mentem hozzájuk. Ezek mind kilométerek, amit ilyen papírmennyiséggel a hónom alatt nyilván nem BKV-val tettem meg. Érthetően a kerékpár sem opció, itt bizony autóba kell ülni. A digitális adatkezelésnek köszönhetően havi egy tank benzint megtakarítok, tehát nagyságrendileg 50 liter üzemanyagot. Ez is jelentős mind környezetvédelmi, mind gazdasági szempontból.

„…ilyen papírmennyiséggel a hónom alatt nyilván nem BKV-val tettem meg.”

Arról nem beszélve, hogy az utazással eltöltött időt másra szánva sokkal hatékonyabban ki lehet használni.

Olyan könyvelő szoftvert használunk, amely online hozzáférést biztosít ügyfeleimnek, így csökkentjük például a telefonos információkérés idejét is. A mobiltelefonok töltése is energiafogyasztás, tehát környezetszennyező. Ráadásul, ha valaki napi 4 órát lóg a telefonon, mert ügyfelekkel kommunikál, az számára is megterhelő. Az új technológia lehetővé teszi, hogy minden fent legyen a felhőben. Az ügyfél bejelentkezik, lekérdezi az aktuális adatokat. Önkiszolgáló módon jut az őt érdeklő információhoz, így megint időt és energiát takarítunk meg mindkét oldalon.

„Az ügyfél bejelentkezik, lekérdezi az aktuális adatokat. Önkiszolgáló módon jut az őt érdeklő információhoz, így megint időt és energiát takarítunk meg mindkét oldalon.”

Hogyan tervezitek a jövőt? Milyen fejlesztéseitek lesznek a környezettudatosság jegyében?

A vízióm az, hogy létrehozzuk a teljesen papírmentes irodát. Így fénymásolás és nyomtatás sem lesz. Mindenki nagy képernyőkön dolgozik – a munkatársaim ma is széles monitorokkal dolgoznak, ahol 3 dokumentumot meg tudnak nyitni egymás mellett. Tehát nem kell három külön monitor, azaz kevesebb áram fogy, és áttekinthetőbb is a felület.

„A vízióm az, hogy létrehozzuk a teljesen papírmentes irodát.”

A beérkező adatokat PDF, kép és adatformátumban is tudjuk kezelni, és rendszerünkbe illeszteni. Például, ha az ügyfél a mi számlázó programunkat használja, akkor csak adatformátum mozog, de más online számlázó programokból is lehetséges az adattovábbítás. Ráadásul ebben az esetben, ha kapunk hozzáférést a számlázó programhoz (van betekintési oldal), akkor kollégáink automatikusan, heti rendszerességgel lekérik onnan az adatokat és feldolgozzák, így az ügyfeleink láthatják a friss listákat, ezáltal saját kezükben tudhatják a pénzügyeiket. Nem kell külön pénzügyest alkalmazniuk, ami komoly bérköltség-megtakarítást jelent.

„…az ügyfeleink láthatják a friss listákat, ezáltal saját kezükben tudhatják a pénzügyeiket. Nem kell külön pénzügyest alkalmazniuk, ami komoly bérköltség-megtakarítást jelent.”

Azt persze tudomásul kell venni, hogy a digitalizációnak is van környezetvédelmi lábnyoma. Ám minél egyszerűbben, minél gyorsabban férek hozzá a digitalizált adathoz, annál jobban csökkenthetem a lábnyomot. Mert nem használok annyi gépidőt, annyi monitoridőt. Ezek kis tételek, de azért ha összeadjuk, akkor nagyon sok. Egy cég életében, éves szinten már mérhető, ha mindent összeadunk. Ha pedig egy ország vagy egy földrész viszonylatában nézzük, rengeteg energiáról beszélünk.

Mit gondolsz, a környezettudatos működés, trend a könyvelő szakmában?

Ezt nem tudom megmondani. Nagyságrendileg 35 ezer bejegyzett könyvelő vállalkozás van Magyarországon, nem tudom, hogy ők ezt hogyan gondolják. Azt tudom, hogy nekem fontos, én odafigyelek, szoktam erről beszélni másoknak, örülök, ha ebben követnek. Zöld iroda díj már Magyarországon is létezik. Azt gondolom, hogy itt is érvényesül az a mondás, hogy gondolkozz globálisan, cselekedj lokálisan. Megteszem, amit én meg tudok tenni, bízzunk benne, hogy sokan fognak követni, a többi már nem rajtam múlik.

„Megteszem, amit én meg tudok tenni, bízzunk benne, hogy sokan fognak követni, a többi már nem rajtam múlik.”